Der sechsjährige Kai, die Grundschule in der Birkstrasse und die Fachhochschule für öffentliche Verwaltung: Was hat das alles miteinander zu tun?

Ein erster Hinweis: Kai ist kein "ganz normaler" Schüler. Vielmehr ist Kai ("Kai kann alles inventarisieren"®) ein Programm zur Aufnahme und Bestandsführung des mobilen Sachvermögens, das im Jahr 2004 in Zusammenarbeit mit 18 Pilotkommunen entstand. Als marktführende kommunale Inventarisierungslösung ist Kai inzwischen bundesweit bei mehr als 400 öffentlichen Verwaltungen (in der Stadt Aachen bereits seit dem Jahr 2005) im Einsatz.

Ein zweiter Hinweis: Die Grundschule in der Birkstrasse ist eine von 73 Schulen der Stadt Aachen. Im Rahmen der Eröffnungsbilanz der Stadt war hier das Sachanlagevermögen aufzunehmen und zu bewerten.

Und drittens: Die FHöV in Köln hat in Zusammenarbeit mit der Stadt Aachen ein Projekt "Konzeptionierung und beispielhafte Durchführung einer EDV-unterstützten Inventur bei der Stadt Aachen" durchgeführt.

Acht Studentinnen und Studenten untersuchten im Rahmen ihrer Ausbildung des gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienstes die Besonderheiten der Inventaraufnahme in den Schulen. Projektleiter Jörg Harperath: "Bei der Aufnahme und Bewertung des Schul-Inventars stellen sich besondere Fragen: Ist eine Einzelerfassung praktikabel? Bringt sie hinsichtlich der Bewertung andere Ergebnisse als eine Pauschalbetrachtung? Ist sie Voraussetzung für den ordnungsgemäßen Nachweis des Inventars?".

Der 240 Seiten starke Ergebnisbericht des Projekts geht ausführlich auf die Grundlagen und den Ablauf der kommunalen Inventarisierung ein und enthält außerdem eine vergleichende Untersuchung der Softwarelösungen unterschiedlicher Anbieter. Die Ergebnisse in der Stadt Aachen werden den Erfahrungen in anderen Großstädten (Dortmund, Essen, Solingen, Bielefeld) gegenüber gestellt.

Durch die praktische Durchführung einer EDV-unterstützten Inventur wurden wertvolle und verlässliche Erkenntnisse über die Ausgestaltung der regelmäßigen Inventuren gewonnen. Die Erfahrungen des Projekts zeigen, dass die kommunale Inventarisierung speziell im Bereich der Schulen besonderen Rahmenbedingungen unterliegt. "Inventarisierung ist eben mehr als 'rumgehen und piepsen'", so der Kommentar von Manuel Neb, Mitglied der Projektgruppe.

Die Projektergebnisse wurden von den Studentinnen und Studenten am 14. Januar 2010 vor fachkundigem Publikum im Beisein der Stadtkämmerin Anne Kathrin Grehling präsentiert.