Die Anrufe und die Post gehen bei Detlef Weigt ein, der in der Stadtverwaltung unter anderem die Geschäftsführung für den Arbeitskreis wahrnimmt. Detlef Weigt leitet die Eingänge an den Bürgerschaftlichen Arbeitskreis oder, falls gewünscht, an einzelne Mitglieder weiter.

Die Zusammensetzung des Arbeitskreises spiegelt die Bereiche des gesellschaftlichen Lebens in Gievenbeck wider. Auch Kommunalpolitiker sind im Arbeitskreis vertreten, sie stellen aber bewußt nur eine Minderheit der Mitglieder. Das Gremium besteht aus folgenden Mitgliedern:

Wohnen: Jörg Lütkemeier; Wirtschaft: Peter Naber; Gesundheit/Soziales: Monika Pelkmann; Bildung/Kultur: Gertraud Greiling; Sport: Heinz Schnieders; Freizeit: Georg Mlinarzik; Kirchen: Heijo Hewel, Frank Bauer; Umwelt: Thomas Krämer; ausländische Einwohner: Katharina Spiliopoulou; "Alt-Gievenbecker": Hubert Kohaus; Behinderte: Jürgen Deerhake; Senioren: Ilsa-Maria Sabath; Familien/Frauen: Susanne Paul-Menn, Dr. Ute Deutsch; Jugend: Lars Altmann; Politik: Rolf Born, Egbert Cardaun, Reinhard Große Erdmann, Anke Pallas, Jürgen Siekmann, Annette Wöstenkötter.