Seit acht Monaten ist es möglich, lange Wartezeiten im Stadtladen Hanau durch eine konkrete Terminvereinbarung zu umgehen. „Der Service hat sich etabliert und wird zunehmend genutzt“, freut sich Thorsten Wünschmann, Leiter des Ordnungsamtes und Bürgerservice, dem auch die Stadt(teil)läden unterstehen. Rund 2.400 Termine wurden seit Einführung des Angebots über das Internet, per Telefon oder persönlich vor Ort vereinbart. Um rechtzeitig zur näher rückenden Haupturlaubszeit und einer dadurch zu erwartenden höheren Besucherfrequenz gewappnet zu sein, ist das Terminvereinbarungsmodell jetzt weiter ausgebaut worden. Die bisherigen Servicezeiten des Stadtladens bleiben dabei unverändert. Allerdings gibt es künftig Servicezeiten, die ausschließlich Terminkunden vorbehalten sind.

Das bedeutet konkret, dass sogenannte Spontankunden am Dienstagvormittag sowie Mittwoch, Donnerstag und Samstag ganztägig ohne Termin bedient werden. Parallel können an diesen Tagen aber auch Termine gebucht werden. Der Montag und Freitag sowie der Dienstagnachmittag sind dagegen künftig ausschließlich für Terminkunden reserviert. Kunden, die an einem dieser Tage den Stadtladen in der Innenstadt spontan ohne Termin aufsuchen, werden automatisch zu Terminkunden, indem sie an der Rathausinformation ein Warteticket mit einer konkreten Uhrzeit erhalten. Kunden können dann entscheiden, ob sie warten oder später wiederkommen wollen. Sollten jedoch alle Termine bereits vergeben sein, kann es auch passieren, dass es nicht mehr möglich ist, am selben Tag bedient zu werden. Allerdings werden Kunden mit dringenden, unaufschiebbaren Angelegenheiten, insbesondere die Erstellung von Expresspässen für Reisen und von Ersatzdokumenten bei verlorenen oder gestohlenen Ausweisdokumenten, im Rahmen der Möglichkeiten am laufenden Sprechtag bedient und zusätzlich in den Organisationsablauf eingesteuert.

„Vor allem Berufstätige und Familien profitieren von planbaren Terminen“, ist Amtsleiter Wünschmann überzeugt. „Durch die Planungssicherheit können die Terminkunden den Behördengang gut in ihren Alltag integrieren, ohne mit langen Wartezeiten kalkulieren zu müssen. Das kommt auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugute und bringt damit für alle Beteiligten nur Vorteile.“

Wer keinen Internetzugang hat, kann einen Termin telefonisch über die zentrale Servicenummer des Stadtladens unter 06181-295-8135 oder vor Ort in allen Stadt(teil)läden einen Termin vereinbaren.

Am einfachsten lässt sich die Terminvereinbarung jedoch online erledigen. Auf der Internetseite der Stadt Hanau ist auf der Startseite www.hanau.de ein entsprechender Hinweis samt Link „Termine online buchen“ zu finden. Im nächsten Schritt wird die entsprechende Dienstleistung und die benötigte Anzahl der Vorgänge oder Personen ausgewählt. Nachdem der Wunschtermin gefunden ist, müssen noch die Kontaktdaten eingegeben und die Datenschutzbestimmungen bestätigt werden. Nach dem Absenden der Terminreservierung erhalten Kunden eine automatisierte E-Mail. Diese ist innerhalb von vier Stunden über den mitgeschickten Link zu bestätigen. Damit wird die Terminreservierung verbindlich. Es folgt eine Terminbestätigung mit der Wartenummer und den Informationen über die Unterlagen, die zum Termin benötigt werden.

Reserviert werden können Termine – soweit vorhanden- tagesaktuell bis maximal 30 Tage im Voraus. Ist der Wunschtermin gebucht, erzeugt das System automatisiert zudem eine Erinnerungsmail, die 24 Stunden vorher auf den bevorstehenden Termin aufmerksam macht. Stellt ein Kunde später fest, dass er den gebuchten Termin nicht wahrnehmen kann, kann er ihn selbst jederzeit über das Internet absagen.

Die mit einem „T“ gekennzeichnete Wartenummer erscheint am Buchungstag zur reservierten Zeit auf dem Monitor im Wartebereich des Stadtladens und verweist an den freien Serviceschalter. In der Regel werden Terminkunden bevorzugt behandelt und innerhalb weniger Minuten aufgerufen.

„Wir sind zuversichtlich, dass immer mehr Hanauer Bürgerinnen und Bürger von der Möglichkeit zur Terminvereinbarung Gebrauch machen, um so selbst Zeit zu sparen. Gleichzeitig unterstützen sie uns dabei, die Spitzen im Besucherandrang und lange Wartezeiten zu vermeiden“, so Wünschmann und ergänzt, dass der Kunde bei der Terminvereinbarung auch gleich erfahre, welche Unterlagen er mitbringen müsse, so dass niemand mehr wegen fehlender Papiere den Stadtladen unverrichteter Dinge verlassen müsse.

Viele Serviceangebote der Stadt(teil)läden sind mit den entsprechenden Anträgen und Formularen rund um die Uhr im Internet unter www.hanau.de/buergerservice verfügbar. Dort gibt es auch Informationen zu den Leistungsangeboten der Stadt(teil)läden. Auskünfte zu den Dienstleistungen der Stadtverwaltung sind auch unter der Rufnummer 06181 295-0 erhältlich.