„Als wir vor rund drei Jahren vom Verwaltungsvorstand den Auftrag erhielten, einen zentralen Einkauf aufzubauen, hatten wir schon eine gehörige Portion Respekt vor dieser Aufgabe“, erinnert sich Thomas Pütter, Leiter des Bereichs Einkauf und Servicebetriebe der Stadt Iserlohn. Was damals noch wie eine ambitionierte Vision klang, ist 2026 gelebte Realität: Der „Zentrale Einkauf“ hat sich zum Dreh- und Angelpunkt für die Versorgung der Stadtverwaltung und ihrer externen Einrichtungen mit Arbeits- und Verbrauchsmaterialien entwickelt.

Die Zwischenbilanz fällt dementsprechend positiv aus. „Wir beschaffen heute nicht nur schneller, sondern auch deutlich wirtschaftlicher als früher. Gleichzeitig entlasten wir die Kolleginnen und Kollegen von zeitaufwendigen Beschaffungsvorgängen, die zuvor einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit in Anspruch genommen haben“, sagt Pütter. Die Zentralisierung sorgt damit nicht nur für effizientere Einkaufsprozesse, sondern schafft auch mehr Freiräume für die eigentlichen Aufgaben der Mitarbeitenden.

Dem Aufbau des „Zentralen Einkaufs“ ging zunächst eine Analyse der bestehenden Beschaffungsprozesse voraus. Dabei wurde erfasst, wie die einzelnen Bereiche ihren Bedarf deckten, welche Abläufe etabliert waren und an welchen Stellen unnötiger Aufwand entstand. „Nur ein kleines Beispiel: Im Rahmen der Bestandsaufnahme haben wir festgestellt, dass etwa 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung regelmäßig mit Einkaufs- und Beschaffungsvorgängen beschäftigt waren. Hinzu kamen die Beschäftigten aus externen Einrichtungen wie Kindertagesstätten oder offenen Ganztagsschulen (OGS), die ebenfalls für Beschaffungen zuständig waren – jeweils mit unterschiedlichen zeitlichen Belastungen und abseits ihrer eigentlichen Aufgaben. Erzieherinnen beispielsweise sollten doch besser ihre Zeit mit den Kindern verbringen, als ihre Arbeitsmaterialien selbst einkaufen zu müssen“, verdeutlicht Thomas Pütter, weshalb die zentrale Beschaffung nicht nur unter wirtschaftlichen Aspekten eine sinnvolle und hilfreiche Umstellung darstellt.

Softwaregestützte Plattform als Herzstück

Das Herzstück des heutigen „Zentralen Einkaufs“ ist die Eigenentwicklung einer softwaregestützten Einkaufs- und Serviceplattform, zu der alle Beschäftigten der Stadt Iserlohn Zugang haben. Thomas Pütter betont: „Als wir seinerzeit das Konzept entwickelt haben, stand von Beginn an fest, dass wir hier ein Paradebeispiel für die Digitalisierung von Prozessen vor uns haben.“ Für die Programmierung, Weiterentwicklung und Pflege der Einkaufs- und Serviceplattform ist Martin Kozielski verantwortlich, Teamleiter des „Zentralen Einkaufs“ im Bereich Einkauf und Servicebetriebe. „Glücklicherweise konnten wir hier auf die umfassenden Fachkenntnisse von Herrn Kozielski zurückgreifen, zumal die externe Beschaffung eines so komplexen Systems höchst kostspielig gewesen wäre“, so Thomas Pütter.

In Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen der Verwaltung entstand so ein Shopsystem, das speziell auf die individuellen Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer zugeschnitten ist. Innerhalb kürzester Zeit wurden tausende Artikel eingepflegt, die nun ganz einfach per Klick bestellbar sind. Nicht gefundene Produkte können zudem in einer eigenen Maske angefragt werden, sodass das Angebot des Shops kontinuierlich wächst. Während sich die Kunden auf die denkbar einfachste Art und Weise mit ihren benötigten Arbeitsmaterialien versorgen können, liegen alle mit der Beschaffung verbundenen Prozesse – von der Recherche bis zur Bezahlung – zentral beim Einkaufsteam.

Auch mit Blick auf die Kostentransparenz stellt die Einkaufs- und Serviceplattform einen Meilenstein dar. „Jede Bestellung wird erfasst und dem Bestellenden zugeordnet. Wir können also mit wenigen Mausklicks jederzeit auf den Cent genau erkennen, welche Einkaufskosten in den Abteilungen, Bereichen und Einrichtungen für welche Produkte anfallen“, erklärt Martin Kozielski. Neben dem Shop hat der Bereich Einkauf und Servicebetriebe zudem zahlreiche seiner Dienstleistungen digital transformiert. Aufträge an die hauseigene Druckerei, Stellplatz-Anträge, die Nutzung des zentralen Aktenlagers oder einer juristischen Datenbank sowie auch Fahrzeug- und Raumbuchungen werden mittlerweile über die Plattform abgewickelt. Thomas Pütter resümiert: „Für die Nutzerinnen und Nutzer ist das ein sehr niederschwelliger, barrierearmer und schneller Service.“

Optimierte Logistik: die „Materialtour“

Neben der digitalen Einkaufs- und Serviceplattform ist auch die damit verbundene Logistik im „Zentralen Einkauf“ neugestaltet worden.

So waren die Abteilungen, Bereiche und Einrichtungen früher nicht nur für die Beschaffung an sich, sondern auch für die Abholung ihrer benötigten Arbeitsmaterialien verantwortlich – was vor allem zeitliche Kapazitäten auf Wegstrecken kostete. Mit der Einführung des „Zentralen Einkaufs“ wurde deshalb die sogenannte „Materialtour“ ins Leben gerufen.

Martin Kozielski erklärt: „Unser Logistikteam ist an drei Tagen in der Woche unterwegs, um die bestellten Waren auszuliefern. Auf Basis einer optimierten Routenplanung und verbunden mit einer Nachricht an den Bestellenden, wann seine Produkte geliefert werden.“

Bei aller Zufriedenheit über den mittlerweile erreichten Stand weiß Michael Wojtek, 1. Beigeordneter der Stadt Iserlohn, dass noch weitere Etappen zu absolvieren sind. Der Kämmerer, in dessen Ressort die Einkaufs- und Servicebetriebe angesiedelt sind, kann sich den weiteren Ausbau des „Zentralen Einkaufs“ sehr gut vorstellen, weiß aber auch, dass mittlerweile die personellen Ressourcen mehr als ausgelastet sind. „Das Bestellaufkommen und alle damit verbundenen Prozesse haben in den vergangenen zwei Jahren spürbar zugenommen. Die Mitarbeitenden haben in den vergangenen Jahren unglaublich wertvolle Aufbauarbeit geleistet und damit andere Bereiche der Verwaltung deutlich entlastet. Für den weiteren Aus- und Aufbau des Einkaufs müssten jedoch zusätzliche Stellen her. Möglicherweise gelingt dies durch interne Verschiebungen.“

Sollte dies nicht funktionieren, müssten nötigenfalls neue Stellen geschaffen werden, führt Wojtek aus: „Das klingt natürlich angesichts der aktuellen politischen Debatte und aufgrund der Haushaltssituation zunächst einmal sehr unpopulär. Die Erfahrungen der vergangenen Jahre aber haben uns gezeigt, dass das Projekt nicht nur in wirtschaftlicher Hinsicht sinnvoll ist, sondern auch Arbeitszeitkapazitäten in anderen Bereichen der Verwaltung sowie bei den externen Einrichtungen freigesetzt hat.“

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