Mit einem neuen Serviceangebot wird der Stadtladen im Rathaus am Marktplatz noch bürgerfreundlicher: Vom kommenden Montag, 1. August, an besteht die Möglichkeit, im Internet unter www.hanau.de im Rahmen der üblichen Öffnungszeiten einen individuellen Termin zu vereinbaren. So lässt sich der Zeitaufwand für einen Besuch im Stadtladen auf ein Minimum begrenzen. Um das neue Angebot nutzen zu können, wird lediglich eine gültige E-Mail-Adresse benötigt.

„Mit dieser Erweiterung unseres Onlineangebotes ermöglichen wir vielen Hanauerinnen und Hanauern, nicht nur geplant und gut vorbereitet den Stadtladen aufzusuchen, sondern auch ohne lange Wartezeiten die gewünschte Dienstleistung erledigen zu können. Damit enden die Tage der unvorhersehbar langen Wartezeiten für die Terminkundschaft der Vergangenheit“, freut sich Oberbürgermeister Claus Kaminsky.

In den vergangenen Wochen sei es immer mal wieder vorgekommen, so der OB, dass Kundinnen und Kunden in den Hanauer Stadtteilläden an den Tagen mit offener Sprechstunde teilweise unzumutbar lange Wartezeiten hinnehmen mussten oder in Einzelfällen sogar nicht bedient werden konnten, da der Andrang nicht mehr zu bewältigen war. Diese Situation belaste die betroffenen Bürgerinnen und Bürger, aber auch die städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. „Wir hoffen deshalb, dass möglichst viele Bürgerinnen und Bürger von dem neuen Angebot Gebrauch machen, um so selbst Zeit zu sparen und uns gleichzeitig dabei zu unterstützen, die Spitzen im Besucherandrang durch eine bessere Planbarkeit mit Terminen zu entzerren“, so Kaminsky weiter.

Der Kunde erfahre auch gleich bei der Terminvereinbarung, welche Unterlagen er mitbringen müsse, so dass keiner mehr wegen fehlender Papiere den Stadtladen unverrichteter Dinge verlassen müsse. Auch eine Terminabsage sei online möglich. „Das gibt den Bürgerinnen und Bürgern ein großes Maß an Flexibilität und erleichtert auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Stadtladen die Arbeit“, unterstreicht Kaminsky.

Die Online-Terminvergabe funktioniert ganz schnell. Über die städtische Homepage www.hanau.de gelangt man zu dem Onlinedienst der Terminvereinbarung. Sowohl auf der Startseite als auch unter Bürgerservice ist rechts in der Servicespalte ein entsprechender Link platziert. Hat der Nutzer eine oder mehrere Dienstleistungen ausgewählt, kann er sich aus dem Kalender einen freien Termin mit Datum und Uhrzeit aussuchen. Dann fordert das Programm zur Eingabe von Namen und E-Mail-Adresse auf. Diese ist notwendig, um den Termin bestätigen zu können. Nach der Reservierung erhält der Nutzer aus Sicherheitsgründen zunächst eine Aktivierungs-E-Mail und nach Aktivierung die E-Mail-Buchungsbestätigung mit der Wartenummer, die er ausdrucken kann. Ist der Wunschtermin gebucht, erzeugt das System zudem eine Erinnerungsmail, die den Kunden 24 Stunden vorher auf seinen bevorstehenden Termin aufmerksam macht und ihm außerdem eine Absageoption eröffnet. Die mit einem „T“ gekennzeichnete Wartenummer erscheint am Buchungstag zur reservierten Zeit auf dem Monitor im Wartebereich des Stadtladens und verweist an den freien Serviceschalter. Terminkunden werden bevorzugt behandelt. Das System reiht sie automatisch in die reguläre Warteschlange ein. Eine separate Vorsprache an der Rathausinformation ist nicht mehr erforderlich. In der Regel werden Terminkunden innerhalb weniger Minuten aufgerufen; alle anderen wartenden Kunden in der Reihe rutschen entsprechend nach hinten. Stellt ein Kunde nach einer Terminbuchung fest, dass er den gebuchten Termin nicht wahrnehmen kann, kann er ihn selbst jederzeit über das Internet stornieren.

„Wir glauben an die Serviceangebote unserer Stadt(teil)läden, können uns aber noch besser aufstellen. Mit dem neuen Terminservice soll der Dienstbetrieb im Stadtladen entzerrt werden und mehr Zufriedenheit und Verlässlichkeit entstehen", erklärt Thorsten Wünschmann, Leiter des Ordnungsamtes und Bürgerservice, zu dem auch die Stadt(teil)läden gehören. Die Stadtverwaltung habe sich deshalb entschieden, die bestehende Aufrufanlage um eine neue Technik zu erweitern. Rund 2.500 Euro habe man in die neue Software investiert. Das Terminmanagementsystem der Firma NetCallUp Software GmbH sei bundesweit bereits in mehreren Städten im Einsatz und laufe erfolgreich.

„Jetzt in der Anfangsphase rechnen wir im Stadtladen mit durchschnittlich 150 Terminbuchungen pro Woche, längerfristig soll der Anteil der Terminkunden im Stadtladen auf 400 steigen, das wäre dann etwa die Hälfte aller Kunden pro Woche. Derzeit können Termine maximal 30 Tage im Voraus gebucht werden und das vorerst nur für den Stadtladen im Rathausfoyer in der Innenstadt. Die nächsten drei Monate betrachten wir als Erprobungsphase. Danach planen wir eine Ausweitung des Systems um weitere Dienstleistungen und werden das Terminmodell auch auf die übrigen Stadtteilläden an den Standorten Mittelbuchen, Steinheim, Klein-Auheim und Großauheim ausdehnen", erläutert Wünschmann. Unabhängig davon könne der Stadtladen aber auch weiterhin ohne vorherige Terminvereinbarung aufgesucht werden.